行政管理流程及费用管控实务一本通

*章行政人员的定位............................................................................1

1.1 他人眼中的行政管理.........................................................................................1

1.1.1 管家婆.....................................................................................................1

1.1.2 讨人嫌.....................................................................................................1

1.1.3 能干.........................................................................................................2

1.1.4 公司代表.................................................................................................5

1.1.5 参谋与助手.............................................................................................5

1.1.6 总务.........................................................................................................5

1.1.7 “打杂”高手.........................................................................................5

1.2 我对行政管理的认知.........................................................................................7

1.2.1 费用管理专家.........................................................................................8

1.2.2 效率管理专家.........................................................................................9

1.2.3 激励专家...............................................................................................10

1.2.4 专业服务专家.......................................................................................10

1.2.5 救火专家...............................................................................................10

1.3 行政管理人员的心态.......................................................................................11

1.3.1 空杯的心态...........................................................................................11

1.3.2 积极向上的心态...................................................................................11

1.3.3 努力学习的心态...................................................................................12

1.3.4 热情服务的心态...................................................................................12

1.3.5 理智平和的心态...................................................................................12

1.3.6 敢于付出的心态...................................................................................13

1.3.7 充满感恩的心态...................................................................................14

1.3.8 宽容的心态...........................................................................................15

1.4 行政管理人员的能力.......................................................................................15

1.4.1 专业能力...............................................................................................15

1.4.2 沟通能力...............................................................................................16

1.4.3 协调能力...............................................................................................19

1.4.4 组织能力...............................................................................................19

1.4.5 谈判能力...............................................................................................19

目录

CONTENTS

行政管理流程及费用管控实务一本通 2

1.4.6 管理能力...............................................................................................20

1.4.7 学习能力...............................................................................................20

1.4.8 领导能力...............................................................................................21

1.4.9 洞察能力...............................................................................................21

1.4.10 培养下属能力.....................................................................................21

1.4.11 时间管理能力.....................................................................................22

1.4.12 创新能力.............................................................................................24

第二章行政管理的定义及岗位内容.......................................................25

2.1 行政管理概述...................................................................................................25

2.1.1 广义上的行政管理...............................................................................25

2.1.2 狭义上的行政管理...............................................................................25

2.2 行政组织岗位说明书.......................................................................................25

2.2.1 行政总监的岗位说明书.......................................................................26

2.2.2 行政经理的岗位说明书.......................................................................27

2.2.3 行政主管的岗位说明书.......................................................................28

2.2.4 行政专员的岗位说明书.......................................................................30

2.2.5 行政助理的岗位说明书.......................................................................31

2.2.6 行政前台的岗位说明书.......................................................................32

2.2.7 司机的岗位说明书...............................................................................34

2.2.8 保洁员的岗位说明书...........................................................................35

2.2.9 采购员的岗位说明书...........................................................................36

2.2.10 保安的岗位说明书.............................................................................37

2.2.11 网络管理员的岗位说明书.................................................................38

2.3 行政管理工作范围、职责与流程设计...........................................................39

2.3.1 行政管理工作范围...............................................................................39

2.3.2 行政管理工作职责...............................................................................39

2.3.3 行政事务处理流程与工作标准...........................................................40

2.3.4 行政督办管理流程与工作标准...........................................................42

2.3.5 行政监督检查管理流程与工作标准....................................................44

2.4 文件管理...........................................................................................................45

2.4.1 文件资料管理制度...............................................................................46

2.4.2 文书事务管理流程设计.......................................................................49

2.4.3 收文管理流程与工作标准...................................................................50

2.4.4 发文管理流程与工作标准...................................................................52

2.4.5 文书起草管理流程与工作标准...........................................................53

目录

3

2.4.6 信函收发管理流程与工作标准...........................................................55

2.4.7 传真发文管理流程与工作标准...........................................................56

2.4.8 传真收文管理流程与工作标准...........................................................58

2.4.9 文书会签管理流程与工作标准...........................................................59

2.4.10 文件资料管理流程设计.....................................................................61

2.4.11 文件资料管理流程与工作标准..........................................................62

2.4.12 办公文件管理流程与工作标准..........................................................64

2.4.13 文件借阅管理流程与工作标准..........................................................65

2.4.14 文件资料销毁管理流程与工作标准..................................................67

2.4.15 文件类别.............................................................................................69

2.4.16 文件规范与要求.................................................................................71

2.4.17 文件报批流程.....................................................................................72

2.4.18 文件保管与失效.................................................................................72

2.4.19 工具表单.............................................................................................72

2.5 流程管理...........................................................................................................75

2.5.1 流程的制定与修改...............................................................................75

2.5.2 流程的管理方式...................................................................................75

2.5.3 流程的规范与实施...............................................................................75

2.6 会议管理...........................................................................................................76

2.6.1 会议管理制度.......................................................................................76

2.6.2 会议管理流程与工作标准...................................................................78

2.6.3 会议准备管理流程与工作标准...........................................................80

2.6.4 会议开展管理流程与工作标准...........................................................82

2.6.5 会议善后管理流程与工作标准...........................................................84

2.6.6 会议的种类...........................................................................................86

2.6.7 会议准备与会议纪律...........................................................................88

2.6.8 会议要求...............................................................................................88

2.6.9 会议记录...............................................................................................88

2.6.10 会议决议.............................................................................................89

2.6.11 会议室的申请与使用规定.................................................................89

2.6.12 工具表单.............................................................................................89

2.7 办公用品管理...................................................................................................92

2.7.1 办公用品管理制度...............................................................................92

2.7.2 办公用品管理流程...............................................................................93

2.7.3 办公用品日常管理流程与工作标准....................................................94

2.7.4 办公用品申购管理流程与工作标准....................................................96

行政管理流程及费用管控实务一本通 4

2.7.5 办公用品采购管理流程与工作标准....................................................98

2.7.6 办公用品比价管理流程与工作标准....................................................99

2.7.7 办公用品验收入库流程与工作标准..................................................101

2.7.8 办公用品领用管理流程与工作标准..................................................102

2.7.9 工具表单.............................................................................................104

2.8 办公设备管理.................................................................................................106

2.8.1 办公设备管理制度.............................................................................106

2.8.2 办公设备管理流程.............................................................................107

2.8.3 办公设备采购管理流程与工作标准..................................................110

2.8.4 办公设备维修管理流程与工作标准..................................................112

2.8.5 办公设备报废管理流程与工作标准..................................................114

2.9 固定资产管理.................................................................................................115

2.9.1 固定资产管理制度.............................................................................115

2.9.2 工具表单.............................................................................................119

2.10 印章管理与证照管理...................................................................................122

2.10.1 印章与证照管理制度.......................................................................122

2.10.2 印章与证照管理流程设计...............................................................124

2.10.3 印章管理流程与工作标准...............................................................125

2.10.4 证照管理流程与工作标准...............................................................127

2.10.5 印章刻制管理流程与工作标准........................................................128

2.10.6 印章使用管理流程与工作标准........................................................130

2.10.7 证照使用管理流程与工作标准........................................................132

2.10.8 范围与效力.......................................................................................133

2.10.9 印章的刻制与保管...........................................................................134

2.10.10 印章如何管理.................................................................................135

2.10.11 【案例传真】谁动了我的印章......................................................135

2.10.12 工具表单.........................................................................................137

2.11 名片管理.......................................................................................................138

2.11.1 名片管理制度...................................................................................138

2.11.2 名片印制管理流程与工作标准........................................................139

2.11.3 名片礼仪...........................................................................................139

2.11.4 工具表单...........................................................................................141

2.12 钥匙管理.......................................................................................................142

2.12.1 钥匙管理制度...................................................................................142

2.12.2 工具表单...........................................................................................143

2.13 电话管理.......................................................................................................144

目录

5

2.13.1 电话礼仪...........................................................................................144

2.13.2 电话分类...........................................................................................146

2.13.3 电话的申请与发放...........................................................................146

2.13.4 电话使用规定...................................................................................146

2.13.5 电话故障与维修处理.......................................................................146

2.13.6 工具表单...........................................................................................147

2.14 车辆与司机管理...........................................................................................149

2.14.1 车辆与司机管理制度.......................................................................149

2.14.2 车辆与司机管理流程.......................................................................150

2.14.3 车辆使用管理流程与工作标准........................................................151

2.14.4 车辆维修管理流程与工作标准........................................................152

2.14.5 车辆租赁管理流程与工作标准........................................................154

2.14.6 车辆加油管理流程与工作标准........................................................155

2.14.7 车辆肇事处理流程与工作标准........................................................157

2.14.8 车辆年检管理流程与工作标准........................................................159

2.14.9 司机出车管理流程与工作标准........................................................161

2.14.10 工具表单.........................................................................................162

2.15 卫生安全管理...............................................................................................165

2.15.1 办公室卫生安全管理.......................................................................165

2.15.2 宿舍卫生安全管理...........................................................................172

2.15.3 食堂卫生安全管理...........................................................................177

2.15.4 工具表单...........................................................................................178

2.16 公关事务管理...............................................................................................182

2.16.1 公关事务管理制度...........................................................................183

2.16.2 工具表单...........................................................................................185

2.17 日常事务管理...............................................................................................188

2.17.1 员工纪律管理制度...........................................................................189

2.17.2 用水用电管理制度...........................................................................190

2.17.3 员工节假日管理制度.......................................................................191

2.17.4 旅游管理制度...................................................................................195

2.17.5 员工考勤管理制度...........................................................................196

2.17.6 工衣制服管理制度...........................................................................197

2.17.7 文件复印与打印管理制度...............................................................200

2.17.8 票务管理制度...................................................................................203

2.18 档案管理.......................................................................................................204

2.18.1 档案管理制度...................................................................................205

行政管理流程及费用管控实务一本通 6

2.18.2 档案管理流程设计...........................................................................206

2.18.3 档案日常管理流程与工作标准........................................................207

2.18.4 档案归档、维护流程与工作标准....................................................208

2.18.5 档案借阅、归还流程与工作标准....................................................211

2.18.6 档案销毁管理流程与工作标准........................................................213

2.18.7 档案保密管理流程与工作标准........................................................215

2.18.8 声像档案管理流程与工作标准........................................................217

第三章行政费用成本控制与效率提升.................................................219

3.1 行政办公费用管理.........................................................................................219

3.1.1 行政费用预测管理制度.....................................................................219

3.1.2 行政办公费用管理流程设计.............................................................220

3.1.3 行政费用控制管理流程与工作标准..................................................221

3.1.4 行政费用预算管理流程与工作标准..................................................223

3.1.5 【案例传真】海尔公司成本控制......................................................225

3.1.6 工具表单.............................................................................................227

3.2 七把利剑帮你控制行政成本.........................................................................228

3.2.1 凡事预则立，不预则废.....................................................................228

3.2.2 把控费用节点.....................................................................................228

3.2.3 精打细算，建立台账.........................................................................229

3.2.4 控制成本，专款专用.........................................................................230

3.2.5 杜绝浪费，不乱花乱丢.....................................................................230

3.2.6 砍掉多余成本.....................................................................................231

3.2.7 开诚布公.............................................................................................231

3.3 会议费用控制与效率提升.............................................................................232

3.3.1 会议概述.............................................................................................232

3.3.2 管理就是开会，但开会不一定是管理..............................................232

3.3.3 三星高效会议十大原则.....................................................................233

3.3.4 提高会议效率的秘诀.........................................................................235

3.3.5 如何降低会议成本费用.....................................................................236

3.3.6 电话会议如何帮助企业提高效率......................................................241

3.3.7 视频会议如何帮助企业提高效率......................................................242

3.3.8 利用微信、钉钉软件提高企业效率..................................................243

3.3.9 如何利用“互联网 时代”提高会议效率.......................................245

3.3.10 会议组织流程图...............................................................................246

3.3.11 公司员工内部场地会议...................................................................247

目录

7

3.3.12 公司员工场外会议...........................................................................252

3.4 招待费用控制与效率提升.............................................................................257

3.4.1 日常接待管理流程设计.....................................................................257

3.4.2 预约接待管理流程与工作标准.........................................................258

3.4.3 临时接待管理流程与工作标准.........................................................260

3.4.4 参观接待管理流程与工作标准.........................................................261

3.4.5 如何制定招待费用标准.....................................................................263

3.4.6 客户接待的标准.................................................................................266

3.4.7 公司内部领导招待的标准.................................................................272

3.4.8 工具表单.............................................................................................274

3.5 安全费用管理.................................................................................................276

3.5.1 消防、防火、用电、防盗安全管理制度..........................................276

3.5.2 安全防范措施.....................................................................................280

3.5.3 【案例传真】典型火灾案例.............................................................281

3.5.4 消防安全管理工具表单.....................................................................283

3.6 突发事件应急管理.........................................................................................284

3.6.1 突发事件应急管理制度.....................................................................284

3.6.2 突发事件处理工具表单.....................................................................286

3.7 办公费用控制与效率提升.............................................................................289

3.7.1 办公用品费用管理.............................................................................289

3.7.2 低值易耗品费用管理.........................................................................290

3.7.3 计算机与计算机网络管理.................................................................291

3.8 出差费用控制与效率提升.............................................................................294

3.8.1 出差管理制度.....................................................................................294

3.8.2 出差管理流程.....................................................................................297

3.8.3 工具表单.............................................................................................300

3.9 宣传费与广告制作费用管理.........................................................................302

3.10 年度预算费用制定表单...............................................................................303

3.11 如何合理地分配与使用费用.......................................................................305

3.12 选择合适的供应商.......................................................................................306

3.13 采购谈判流程...............................................................................................307

3.14 用技巧性的采购谈判降低企业成本...........................................................309

3.15 选择*供应商以节省成本.......................................................................311

3.16 做好供应商的评审和监控...........................................................................313

3.17 费用报销管理...............................................................................................315

行政管理流程及费