如何做秘书工作

目录
一 素质篇
案例导入
1 什么是秘书？
2 什么是公务秘书？
3 什么是私人秘书？
4 什么是通用秘书？
5 什么是专门秘书？
6 什么是行业秘书？有哪些常见的行业秘书？
7 什么是涉外秘书？
8 什么是初级秘书？
9 中级秘书有哪些职责？
10 高级秘书的职责是什么？
11 什么是秘书工作？
12 秘书长、办公厅（室）主任的工作任务有哪些？
13 一般秘书人员的工作内容有哪些？
14 秘书工作要实现哪“四个转变”？
15 什么是秘书工作的从属性？
16 什么是秘书工作的服务性与综合性？
17 什么是秘书工作的政治性与机要性？
18 什么是秘书工作的助手作用？
19 什么是秘书工作的参谋作用？
20 什么是秘书工作的信息作用？
21 什么是秘书工作的协调作用？
22 什么是秘书工作的公关作用？
23 什么是秘书机构？
24 我国党政秘书工作机构是如何设置的？
25 何为秘书的职业道德？
26 何为秘书的政治思想修养？
27 何为秘书的工作作风？
28 何为秘书的知识结构？
29 秘书应掌握的基础知识包括哪些？
30 秘书应掌握的专业知识包括哪些？
31 秘书应掌握的相关知识包括哪些？
32 个人兴趣对秘书工作有何意义？
33 对秘书的智力要求有哪些？
34 秘书的听知能力体现在哪些方面？
35 秘书的写作能力体现在哪些方面？
36 秘书的口语表达能力体现在哪些方面？
37 什么是秘书的非语言表达能力？
38 什么是秘书的社交能力？
39 什么是秘书的应变能力？
40 什么是秘书的办事能力？
41 秘书需要掌握哪些方面的技能？
42 何为秘书的心理素质？
43 秘书怎样进行心理调整？
44 秘书需要有什么样的性格品质？
45 秘书应具有什么样的气质？
46 什么是秘书资格鉴定？
47 什么是办公管理国际证书考试？
48 什么是 LCCIEB 秘书证书考试？
49 什么是特许职业秘书资格考试？
50 你知道秘书节吗？
二 文档处理篇
案例导入
1 什么是文书？
2 什么是公务文书？
3 “文书”和“文件”有什么区别？
4 文件的四个基本要素是什么？
5 什么是文件格式？
6 什么是公文的外在格式？
7 公文格式由哪三部分组成？
8 什么是公文份数序号？
9 什么是密级标识？
10 什么是紧急程度标识？
11 什么是发文机关标识？
12 什么是发文字号？它的标识规则有哪些？
13 什么是签发人？
14 公文标题及其标识规范有哪些？
15 什么是题注？
16 什么是主送机关？主送机关的标识规范是什么？
17 正文在文件中有什么标识要求？
18 文件正文内容的逻辑顺序是如何体现出来的？
19 什么是附件？什么是附件说明？
20 什么是成文日期？
21 什么是公文的生效标识？它的标识规范是什么？
22 什么是附注？
23 什么是主题词？
24 什么是文件的抄送机关？抄送机关如何标识？
25 印发机关和印发时间的标识规范是什么？
26 版记部分在文件中的准确位置是怎么规定的？有什么特殊标识要求？
27 什么是“白头文件”？白头文件和一般文件在格式上有什么不同？
28 什么是文件的处理程序？文件的处理程序包括哪些内容？
29 什么是发文处理程序？发文处理程序包括哪些环节？
30 秘书草拟文件的基本步骤有哪些？
31 什么是会商？会商的方式有哪些？
32 什么是核稿？核稿时主要审核哪些内容？
33 什么是签发？签发的意义是什么？
34 签发的类型有几种？
35 签发的规范是什么？
36 什么是注发？注发的内容有哪些？
37 什么是缮印？
38 什么是正本的校对？
39 什么是用印和签署？用印和签署的意义是什么？
40 用印的手续和要求有哪些？
41 什么情况下文件要签署？
42 什么是文件的分装？
43 文件的发出（传递）方式有哪些？
44 什么是文件公布？哪些文件需要公布？
45 什么是收文处理程序？收文处理程序包括哪些环节？
46 什么是收文的签收？签收有哪几种类型？
47 什么是文件的分发？文件分发的类型有哪些？
48 什么是文件传阅？文件传阅有哪些类型？
49 文件传阅有哪些需要注意的问题？
50 什么是文件的拟办？
51 拟办意见的撰写有哪些要求？
52 什么是文件的批办？
53 如何做好文件批办工作？
54 什么是文件承办？
55 文件承办的内容包括哪些方面？
56 什么是文件的催办？文件的催办有哪些方式？
57 什么是文件的注办？文件的注办有哪些情形？
58 注办和注发有什么区别？
59 什么是办毕文件的处置？它包括哪些内容？
60 哪些文件需要清退？
61 哪些文件需要销毁？
62 哪些文件需要暂存？
63 什么是立卷归档工作？
64 如何对文件进行分类？
65 秘书人员如何做好日常文件保管工作？
66 文件的归档工作有哪些内容？
67 什么是档案？文件和档案的联系与区别是什么？
68 什么是档案工作？档案工作有哪些内容？
69 什么是档案的收集？做好档案的收集工作应当注意哪些问题？
70 什么是实物档案？常见的实物档案有哪些？
71 什么是档案鉴定？它有哪些具体的工作环节？
72 什么是档案整理工作？它包括哪些具体的工作环节？
73 什么是档案的保管？它包括哪些内容？
74 什么是档案保管的“八防”？
75 什么是档案提供利用？档案提供利用有哪些形式和途径？
76 什么是照片档案？照片档案由哪些部分构成？
77 怎样有效地保管照片档案？
78 什么是录音录像文件（档案）？保管录音录像文件需注意哪些问题？
79 什么是电子文件？
80 电子文件有哪些类型？
81 电子文件有哪些特点？
82 电子文件给文档工作带来了哪些挑战？
83 哪些技术可以保证电子文件的真实性、原始性？
84 秘书人员在撰写电子文件时，有哪些具体措施可以保证文件的安全和真实？
85 电子文件的归档范围与纸质文件有什么不同？
86 什么叫电子文件的“双套制”归档？
87 电子文件归档的方式有哪些？
88 电子文件在归档时有哪些特殊的规定与要求？
89 电子文件在归档时间上是如何规定的？
90 电子文件的鉴定有哪些新的内容？
91 电子文件的保管有哪些新的要求？
92 电子文件的提供利用有哪些特点？
93 什么叫电子文件的异地备份？
94 什么是邮件处理？秘书日常处理的邮件包括哪些内容？
95 邮件寄发程序包括哪些环节？
96 邮件签发有哪些注意事项？
97 信封上需要附带哪些邮件标记？
98 信件折叠时需注意哪些细节？
99 信函邮寄的类型有哪些？
100 什么是邮件接收程序？它包括哪些内容？
101 邮件签收工作包括哪些内容？
102 如何对邮件进行分类？
103 拆封信件时应当注意哪些问题？
104 如何区分领导的私人信件？对领导的私人信件如何处理？
105 秘书人员如何对信件进行预处理？
106 给领导呈送信件应当注意哪些问题？
107 领导不在时邮件如何处理？
三 文书写作篇
案例导入
1 行政机关常用的正式文件有哪些？
2 什么是命令（令）？哪些机关可以使用命令（令）？
3 命令（令）有几种类型？
4 什么是决定？决定有哪些特点？
5 决定的类型有哪些？
6 命令和决定都有嘉奖的作用，它们的区别在哪里？
7 什么是公告？作为正式公文的公告和作为专用文种的公告有什么区别？
8 什么是通告？通告与公告有什么区别？
9 什么是通报？通报有什么特点？
10 如何撰写通报？
11 什么是通知？通知有什么特点？
12 通知有哪几种类型？
13 会议通知应包括的基本内容有哪些？
14 命令（令）、决定和通知在人事任免方面的区别有哪些？
15 什么是议案？议案有什么特点？
16 议案有几种类型？
17 什么是意见？意见与决定有什么区别？
18 什么是报告？报告的类型有哪些？
19 什么是请示？请示的类型有哪些？
20 请示的结构是怎样的？
21 请示和报告有什么区别？
22 什么是批复？批复有什么特点？
23 批复的结构包括哪些内容？
24 什么是函？函的种类有哪些？
25 函的结构是怎样的？
26 什么是会议纪要？会议纪要有什么作用？
27 会议纪要由哪几部分构成？
28 会议纪要的写作方法有哪几种？
29 会议记录和会议纪要有什么区别？
30 会议纪要和会议简报的区别是什么？
31 什么是工作计划？工作计划由哪几部分构成？
32 什么是工作总结？工作总结包括哪些内容？
33 什么是述职报告？述职报告由几部分构成？
34 什么是商务往来函电？它有哪些类型？
35 什么是推销产品函？它包括哪些内容？
36 什么是希望建立贸易／业务关系函？它包括哪些内容？
37 什么是答复建立贸易／业务关系函？它包括哪些内容？
38 什么是询价函？它包括哪些内容？
39 什么是报价函？它包括哪些内容？
40 什么是还价函？它包括哪些内容？
41 什么是答复还价函／接受函？它包括哪些内容？
42 什么是交易磋商函？它包括哪些内容？
43 什么是订购函？它包括哪些内容？
44 什么是确认订购函？它包括哪些内容？
45 什么是装运通知函？它包括哪些内容？
46 什么是催款函？它包括哪些内容？
47 什么是索赔函？它包括哪些内容？
48 什么是理赔函？它包括哪些内容？
49 什么是合同？合同有什么特点？
50 合同有哪些组成部分？
51 什么是意向书？
52 什么是谈判备忘录？
53 什么是礼仪致辞？常见的礼仪致辞有哪些？
54 什么是请柬？它通常由哪些内容组成？
55 请柬有哪些类型？
56 什么是邀请函？邀请函通常包括哪些内容？
57 通知、邀请函和请柬在使用上有哪些区别？
58 什么是贺信？贺信通常包括哪些内容？
59 什么是感谢信？感谢信包括哪些内容？
四 电话处理篇
案例导入
1 什么是秘书人员的电话形象？
2 接打电话的一般礼仪要求有哪些？
3 打电话之前要做哪些准备？
4 打电话前在时间选择上应注意哪些问题？
5 秘书打电话的基本程序是什么？
6 如何替上司拔打电话？
7 如何替上司接听电话？
8 接电话的时机如何选择？
9 电话接通后，如何通报自己？
10 记录电话有什么要求？
11 中断电话时有哪些地方需要注意？
12 秘书人员如何同时接听两个电话？
13 秘书在预接电话时如何问明对方的身份与意图？
14 秘书如何分流上司的电话？
15 上司不在时，秘书应该如何处理打给上司的电话？
16 秘书如何处理打给同事的电话？
17 秘书短暂外出时，如何处理打给自己的公务电话？
18 有哪些电话业务可以帮助秘书人员有效地处理电话？
五 会议篇
案例导入
1 什么是会议？
2 会议的构成要素有哪些？
3 会议的作用有哪些？
4 会议有哪些类型？
5 什么是会务？
6 会务工作的内容有哪些？
7 会务工作的原则有哪些？
8 组织会议应成立哪些组织管理机构？
9 什么是会议的目标？
10 怎样安排会议议题？
11 什么是会议预案？
12 会议经费预算应包括哪些内容？
13 会议经费的来源有哪些？
14 什么是会议的成本意识？
15 什么是会议议程？
16 什么是会议日程？
17 秘书安排会议日程应该注意的事项有哪些？
18 什么是会议程序？
19 怎样确定与会者名单？
20 怎样撰写会议通知？
21 什么是会议证件？会议证件有哪些类型？
22 撰写会议报告的基本要求有哪些？
23 什么是开幕词？撰写开幕词有什么要求？
24 什么是闭幕词？如何撰写闭幕词？
25 如何组织会议发言？
26 什么是会议须知？怎样撰写会议须知？
27 怎样选择会议场所？
28 如何营造会议气氛？
29 怎样设计会场格局？
30 怎样排列会场座次？
31 会议主席台应如何布置？
32 制作会标有什么要求？
33 秘书如何检验会场的附属性设施、器材？
34 设置会场音响有什么要求？
35 在进行会场的色彩布置时应注意什么？
36 会场摆放花卉有什么讲究？
37 如何安排会议就餐？
38 如何做好会议期间的茶水（饮料）供应？
39 如何安排与会人员的住宿？
40 如何做好会议的医疗保健工作？
41 如何做好会议交通工作？
42 怎样做好会议接站工作？
43 怎样做好会议接待工作？
44 什么是会议报到？怎样做好会议报到工作？
45 会前检查有哪些内容？
46 如何做好开会前的签到工作？
47 如何做好会议现场服务？
48 如何分发会议文件？
49 什么是会议记录？会议记录包括哪些内容？
50 会议记录的方式有哪几种？
51 如何做好会议记录工作？
52 如何做好会议简报工作？
53 什么是会议纪要？如何做好会议纪要工作？
54 怎样安排会议分组讨论？
55 怎样安排会议期间的娱乐活动？
56 什么是会议文件的立卷归档工作？
57 怎样做好与会者的返程工作？
58 什么是会议收尾和总结工作？
59 如何做好会议宣传工作？
60 怎样做好会议决定事项的催办工作？
61 怎样做好会议的安全保卫和保密工作？
62 如何端正会风、控制会议数量？
63 参加会议的基本礼仪要求有哪些？
64 怎样主持会议？
65 怎样组织各种庆典活动？
66 怎样组织董事会会议？
67 什么是代表会议？如何组织代表会议？
68 什么是学术会议？如何组织学术会议？
69 什么是座谈会？怎样组织座谈会？
70 什么是报告会？怎样组织报告会？
71 如何组织联席会议？
72 如何组织媒体见面会？
73 如何组织国际会议？
74 什么是电话、电视会议？如何组织电话、电视会议？
75 什么是网络会议？组织网络会议有什么要求？
76 会议中常见的电子设备有哪些？
六 信息处理篇
案例导入
1 什么是信息？
2 什么是秘书工作信息？
3 秘书人员如何收集信息？
4 秘书人员利用电话获取信息的技巧有哪些？
5 网络查询的技巧有哪些？
6 什么是调查研究？
7 调查研究的类型有几种？
8 什么是现场观察法？现场观察法有哪些类型？
9 观察法有哪些优缺点？
10 什么是面谈调查法？面谈调查法有哪些优缺点？
11 什么是座谈法？座谈法有哪些优缺点？
12 什么是头脑风暴法？头脑风暴法有哪些优点和局限？
13 秘书人员利用头脑风暴法获取信息时有什么要求？
14 什么是特尔菲法？
15 特尔菲法的调查步骤有哪些？
16 特尔菲法的优缺点有哪些？
17 什么是同卷调研法？
18 调查问卷设计的原则有哪些？
19 调查问卷的提问形式有哪些？
20 调查问卷的格式是怎样的？
21 问卷设计中应注意的问题有哪些？
22 进行调查统计的具体方法有哪些？
23 什么是调研报告？调研报告的内容有哪些？
24 如何鉴别信息？
25 秘书人员如何处理信息？
26 秘书人员如何传递信息？
27 什么是工作简报？
28 工作简报的类型有哪些？
29 工作简报的格式有什么要求？
30 秘书人员如何存储信息？
31 什么是大事记？
32 如何准确地形成大事记？
七 接待篇
案例导入
1 什么是接待工作？
2 接待工作有什么意义？
3 接待有哪些类型？
4 接待工作的基本要素有哪些？
5 接待工作的基本原则有哪些？
6 接待工作的基本程序是什么？
7 什么是接待规格？
8 秘书人员在接待前要了解客人的哪些基本情况？
9 什么是接待方案？接待方案通常应有哪些内容？
10 如何做好接待工作的日程规划？
11 迎接客人需要做哪些准备？
12 日常接待中，秘书应如何接待有约来访的客人？
13 秘书人员在导引客人的时候要注意哪些礼仪规范？
14 秘书人员敬茶（饮料）时需注意哪些细节？
15 客人来访时上司无法接待，秘书人员应如何处理？
16 来访者同上司会谈时，秘书人员应做好哪些工作？
17 秘书人员如何替上司接待来访者？
18 如何接待无约来访者？
19 做好接待工作有哪些技巧？
八 时间管理篇
寓言导入
1 什么是时间管理？什么是秘书的时问管理？
2 秘书人员为什么需要进行时间管理？
3 时间管理理论经历了哪些发展阶段？
4 时间管理在秘书工作中有哪些具体体现？
5 秘书人员进行时间管理的简单工具有哪些？
6 什么是 ABCD 的工作分类法？
7 秘书人员在工作中有哪些浪费时间的情形？秘书人员如何节约时间，提高工作效率？
8 如何提高会议效率？
9 秘书人员如何提高电话的使用效率？
10 秘书人员如何提高电子邮件的处理效率？
11 什么是秘书对领导的时间管理？
12 秘书对领导的时间管理有哪些类型？
13 秘书要管理好领导的时间，应具备哪些方面的能力？
14 什么是领导工作日程表？领导工作日程表有哪些类型？
15 什么是年度计划表？年度计划表的编写内容和要求有哪些？
16 秘书人员怎样安排领导的月份计划表？
17 周日程表的安排有什么要求？
18 日程表（日志）的安排有什么要求？
19 日程表（日志）的安排应注意哪些问题？
20 日程表（日志）的落实需要秘书人员做哪些工作？
21 什么情况下需要调整日程表？秘书应如何应对？
22 什么是旅程表？旅程表通常包括哪些内容？
23 秘书在制定旅程表时，应注意哪些问题？
九 值班篇
案例导入
1 什么是值班工作？
2 值班工作的组织形式有哪些？
3 值班工作的内容有哪些？
4 值班的基本要求有哪些？
5 什么是值班日志？
6 什么是值班报告？
7 值班期间如何做好咨询、接待工作？
8 值班期间使用电话有什么要求？
9 值班期间如何处理突发事件？
10 值班室在硬件上有什么要求？
十 印信篇
案例导入
1 什么是印信？
2 印章有哪些作用？
3 印章的种类有哪些？
4 对印章的外形有哪些规定？
5 对印章的管理和使用有哪些基本要求？
6 什么是介绍信？介绍信有什么用途？
7 介绍信有哪几种？
8 介绍信的形式有哪些？
9 如何开具和管理介绍信？
十一 保密篇
案例导入
1 什么是秘密？什么是秘书的职业秘书密？
2 什么是保密工作？
3 保密工作有什么特点？
4 根据秘密的层次来分，秘密可以分为几类？
5 根据秘密的内容来分，秘密可以分为几类？
6 按照秘密的形态来分，秘密可以分为哪几类？
7 秘密的等级有哪几类？
8 如何对单位的涉密事项进行划分？
9 秘书人员的保密工作有哪些？
10 秘书人员要做好保密工作，应从哪几个方面入手？
11 秘书人员应该遵守的基本保密纪律有哪些？
12 秘书人员如何做好文件保密工作？
13 秘书人员如何做好会议保密工作？
14 电话和手机有哪些安全保密隐患？
15 秘书人员如何做好通信保密工作？
16 计算机泄密有哪些情形？
17 秘书人员如何做好计算机保密工作？
18 领导的哪些隐私需要秘书人员保护？
19 什么是商业机密？商业机密有哪些内容？
20 秘书人员在商业机密保护上有哪些作为？
21 什么是保密协议？保密协议有哪些内容？
22 什么是失密？什么是泄密？失密和泄密的主要原因有哪些？
23 失密和泄密应承担什么责任？
十二 礼仪篇
案例导入
1 什么是礼仪？什么是秘书工作礼仪？
2 礼仪对秘书人员有什么帮助？
3 什么是礼仪的“三A”原则？
4 什么是秘书人员的个人礼仪？
5 什么是秘书人员的仪容礼仪？秘书人员的仪容礼仪包括哪些规范？
6 秘书人员化妆的基本要求是什么？
7 秘书人员在化妆上有什么禁忌？
8 秘书人员选择发型的原则是什么？
9 秘书人员如何使用目光与对方交流？
10 什么是目光的凝视区域？秘书人员在工作中应注视对方的哪一区域？
11 着装的一般原则是什么？
12 男士在正式场合下穿西装有哪些要求？
13 男士穿西装时有三一定律和三色原则，它们分别有什么含义？
14 穿西装时扣子如何扣？
15 穿西装时对领带有哪些要求？
16 穿西装可不可以不打领带？
17 穿西装时对鞋袜的穿着有什么讲究？
18 女士着装的忌讳有哪些？
19 女士佩戴首饰应注意什么？
20 什么是人际交往的距离？
21 秘书人员寒暄与聊天的常见话题有哪些？
22 在人际交往中，“个人隐私五不同”是指哪五个方面？
23 秘书人员在工作中常用哪些称呼方式？
24 什么是致意？致意有哪些方式？
25 致意的顺序是怎样的？
26 秘书人员在介绍别人时的先后顺序是怎样的？
27 握手的礼仪有哪些？
28 在使用名片时，有哪些礼仪规范？
29 国外有哪些常见的见面礼仪？
30 小轿车的痤次在礼仪上有什么要求？
31 其他车辆的座次礼仪有什么规定？
32 会谈中的座位应如何安排？
33 送客的礼仪有哪些？
34 公务（商务）拜访的礼仪有哪些？
35 手机的使用礼仪有哪些？
36 电子邮件的使用礼仪有哪些？
37 传真的使用礼仪有哪些？
38 商业宴请有哪些形式？
39 在宴请的时间选择上有哪些礼仪规范？
40 对宴请的场所选择有哪些礼仪要求？
41 宴请时订菜谱有哪些礼仪规定？
42 什么是“欧美人六不食”？
43 如何安排宴请的桌次？
44 如何安排宴请的座次？
45 怎样布置宴请现场？
46 宴请开始前的接待礼仪有哪些？
47 上菜的礼仪有哪些？
48 斟酒和敬酒有哪些礼仪？
49 如何进行西餐的座次安排？
50 西餐入席和就座的礼仪有哪些？
51 吃西餐时怎样使用餐巾？
52 如何识别和正确使用西餐餐具？
53 在西餐中女主人应起哪些作用？
54 西餐的上菜顺序是怎样的？
55 西餐中的酒和酒杯有什么讲究？
56 吃西餐时有什么特殊要求？
57 什么是“洗指碗”？“洗指碗”有什么作用？
58 吃西餐的禁忌有哪些？
59 喝咖啡的礼仪规范与禁忌有哪些？
60 什么是商务谈判？商务谈判应遵循哪些基本原则？
61 谈判准备阶段有哪些礼仪工作？
62 谈判步骤及其相应的礼仪有哪些？
63 什么是签字仪式？
64 准备签字仪式的待签文本有什么要求？
65 签字仪式有哪些人员参加？他们的身份是什么？
66 签字场所的选择和布置有哪些礼仪规范？
67 签字仪式的程序是怎样的？
68 什么是剪彩仪式？
69 举行剪彩仪式有哪些特殊用具需要准备？
70 如何选择和安排剪彩者？
71 助剪者有几类？对其有什么要求？
72 剪影仪式有哪几项程序？
73 剪彩进行中有哪些礼仪细节？
74 什么是开业仪式？
75 开业仪式的筹备工作有哪些？
76 开业仪式有哪些具体的类型？每种类型开业仪式的特点和具体程序是怎样的？
77 什么是商务交接仪式？商务交接仪式最主要的活动安排是什么？
78 商务活动中的礼品具有哪些特点？
79 赠送礼品有哪些禁忌？
80 在商务活动中，赠送礼品有哪些礼仪要求？
81 送花有哪些礼仪讲究？
82 给外国人送花有哪些禁忌？
83 外国人有哪些数字方面的禁忌？
84 外国人有哪些颜色禁忌？
参考书目