电脑办公:全彩印刷版

《新手易学--电脑办公》

前言

第1章　学会电脑的简单使用1
1.1　电脑的启动和关闭2
1.1.1　启动电脑2
1.1.2　关闭电脑3
1.2　轻松管理计算机文件和文件夹3
1.2.1　新建文件或文件夹3
1.2.2　重命名文件或文件夹5
1.2.3　复制、移动文件或文件夹5
1.3　选择合适的输入法并输入文字6
1.3.1　选择合适的输入法6
1.3.2　输入文字7
1.4　掌握电脑的日常维护7
1.4.1　学会使用磁盘清理7
1.4.2　启用防火墙防止黑客或病毒入侵8
1.4.3　使用杀毒软件查杀病毒9
新手常见问题

1．想将照片设置为桌面背景，应如何操作？ 10

2．在将一些重要文件隐藏后，如何才能找到隐藏文件？ 10

.3．当忘记文件或文件夹的存放位置时，应如何寻找？ 11

4．人们常说的磁盘碎片整理是怎么回事？ 11

第2章　熟悉office 2010 12
2.1　安装与启动office 2010 13
2.1.1　安装office 2010 13
2.1.2　启动office 2010 15
2.2　熟悉与设置office 2010 操作环境16
2.2.1　认识office 2010 的工作界面16
2.2.2　自定义个性化工作界面19
2.2.3　设置文档的默认保存位置22
2.2.4　学会使用office 2010 的帮助23
新手常见问题

1．为什么office 2010的功能区仅剩选项卡了呢？要如何显示功能区？ 25

2．想将office程序窗口的外观颜色更改为黑色，应如何操作？ 25

3．若不需要在屏幕上显示命令提示，如何做才能去除？ 26

4．若想在启动计算机时直接启动word 2010，可以实现吗？ 26

第3章　文档的创建、编辑与打印27
3.1　招聘启事文档的创建 28

3.1.1　新建word文档 28

3.1.2　输入文档内容 29

3.1.3　保存文档 31

3.2　劳动合同的编辑 32

3.2.1　打开word文档 32

3.2.2　选择文本 333.2.3　移动与复制文本 34

3.2.4　查找与替换文本 35

3.2.5　删除文本 38

3.2.6　关闭文档 38

3.3　投标书的打印 39

3.3.1　文档页面的整体布局 39

3.3.2　文档的预览与打印 40

新手常见问题

1．我想创建一份书法字帖，用word文档如何创建？ 41

2．我想用word做一份数据试卷，但要如何输入常见的数学公式呢？ 42

3．我的文档打不开了，要如何处理呢？ 42

4．我想为文档预留出装订线的位置，要如何操作？ 42

第4章　办公文档的格式设置44
4.1　设置项目计划书的基本格式 45

4.1.1　文本字体格式设置 45

4.1.2　文本段落格式设置 47

4.2　美化员工工作规范文档 50

4.2.1　为段落添加边框和底纹 50

4.2.2　添加页面边框和背景颜色 51

4.2.3　设置水印 524.3　设置工作总结报告 53

4.3.1　文档强制分页 53

4.3.2　将选中的内容分栏 54

4.4　编排质量管理制度文档 55

4.4.1　创建页眉和页脚 55

4.4.2　插入页码 56

4.4.3　设置段落大纲级别 57

4.4.4　生成目录 58

新手常见问题

1．我需要将汉字与英文字母之间的间距拉大，要如何处理？ 58

2．我想让分栏文档的左右两栏处于同一水平线上，要如何操作？ 59

3．在竖排文档中，如何将横向数字或英文更改为竖向文本？ 59

4．有没有办法能快速为文档的每一行都添加序号？ 60

第5章　图文混排修饰商务文档61
5.1　在商品供应合同中插入图形62
5.1.1　绘制自选图形62
5.1.2　在形状中添加文字63
5.1.3　设置形状对齐64
5.1.4　设置形状填充和阴影效果65
5.1.5　组合形状66
5.1.6　使用smartart图形创建流程图66
5.1.7　设置smartart 图形格式67
5.2　使用图片修饰产品说明书68
5.2.1　插入图片69
5.2.2　简单处理图片70
5.3　使用艺术字修饰产品宣传单73
5.3.1　插入艺术字73
5.3.2　设置艺术字格式74
5.4　使用表格与图表明细化采购数据75
5.4.1　使用表格整理罗列数据75
5.4.2　使用图表简单呈现数据关系77
新手常见问题

1．我仅在文档中加了几张图片，文档大小增大，无法储存，怎么办？ 78

2．制作的smartart图形类型不适合，可以直接更换吗？ 79

3．我想将表格跳页时同一行的内容写在同一页中，要如何操作呢？ 79

4．表格比较大，想在每页都显示表格表头，可以实现吗？ 80

第6章　快速处理公司表格81
6.1　创建员工基本情况表82
6.1.1　选定单元格82
6.1.2　输入数据83
6.1.3　工作表中的行、列操作85
6.1.4　合并单元格87
6.1.5　调整表格中的数字格式87
6.2　设置公司销售月报表88
6.2.1　插入工作表89
6.2.2　重命名工作表89
6.2.3　复制工作表90
6.2.4　隐藏与取消隐藏工作表90
6.2.5　保护工作表91
新手常见问题

1．有没有办法防止身份证号码位数输入错误？ 92

2．在工作簿中可不可以用颜色标识工作表？ 92

3．在保护工作表时，能不能仅保护表格结构不变，而其余内容可修改？ 93

4．在制作考勤表时，可不可以直接输入工作日日期？ 93

第7章　轻松整理与计算商务数据94
7.1　使用排序功能整理销量排行榜95
7.1.1　简单排序95
7.1.2　复杂排序95
7.2　使用筛选功能查找员工个人信息97
7.2.1　自动筛选97
7.2.2　自定义筛选98
7.2.3　高级筛选99
7.3　分类统计各区的营业额100
7.3.1　分类汇总数据100
7.3.2　合并计算数据102
7.4　利用公式或函数计算成本费用104
7.4.1　输入公式计算104
7.4.2　插入函数105
7.4.3　复制公式计算106
7.5　利用不同方式引用数据计算商品价格106
7.5.1　常见的3种单元格引用方式106
7.5.2　使用名称引用现有数据109
新手常见问题

1．在excel表格中可以按设置的单元格颜色排序吗？ 111

2．如何快速查找哪个单元格包含公式？ 111

3．想知道公式中引用了哪些单元格，要如何操作？ 112

4．不想让别人看到数据计算公式，要怎样处理？ 112

第8章　在表格中使用色彩与图形展示商务数据113
8.1　使用样式清晰化日常费用数据114
8.1.1　应用内置单元格样式114
8.1.2　修改单元格样式114
8.1.3　应用表样式116
8.1.4　将表格转换为数据区域116
8.2　用条件格式表现价目表中的数据117
8.2.1　突出显示单元格117
8.2.2　项目选取规则118
8.2.3　数据条规则119
8.2.4　色阶规则120
8.2.5　图标集规则121
8.3　使用迷你图呈现企业利润的变化情况121
8.3.1　创建迷你图121
8.3.2　设置迷你图格式123
8.3.3　突出特殊点124
新手常见问题

1．已应用表样式的表格中不再需要表样式，要如何办？ 125

2．在大型表格中除了可以使用表样式实现隔行填充外，还有其他方法吗？ 125

3．在用数据条显示数值大小时，若数值差异过大，显示不准确，要怎么办？ 126

4. 如果不再需要用迷你图显示数据关系，要如何清除迷你图？ 126

第9章　用图表呈现商务数据关系127
9.1　使用图表分析企业生产和经营数据128
9.1.1　根据数据创建图表128
9.1.2　设计图表元素布局128
9.1.3　设置图表格式130
9.1.4　添加辅助线分析图表132
9.2　用数据透视图动态呈现员工的业绩情况134
9.2.1　创建数据透视图135
9.2.2　设计数据透视图的字段结构136
9.2.3　设置数据透视图的格式136
9.2.4　使用切片器可视化筛选数据138
新手常见问题

1．在excel中能做半圆式饼图吗？ 139

2．如果已创建的图表类型不符合需求，要如何处理？ 140

3．在图表中能不能变换分类轴和图例数据？ 141

4．为什么单击工作表中切片器窗格中的按钮不能筛选数据？ 141

第10 章　制作简单的办公演示文稿142
10.1　编辑研究报告演示文稿143
10.1.1　利用设计模板创建演示文稿143
10.1.2　插入和删除幻灯片144
10.1.3　复制幻灯片145
10.1.4　输入文本146
10.1.5　设置文本格式146
10.1.6　添加项目符号和编号147
10.1.7　使用节管理幻灯片148
10.2　设计公司宣传幻灯片149
10.2.1　选择幻灯片版式149
10.2.2　应用幻灯片主题150
10.2.3　使用幻灯片母版151
10.3　设置调查报告幻灯片背景152
10.3.1　设置背景颜色153
10.3.2　应用图片背景153
新手常见问题

1．在启动powerpoint时不自动打开任务窗格，可以吗？ 155

2．能不能将常用的幻灯片样式设置为模板进行应用？ 155

3．怎样在每张幻灯片上添加相同的独特标志？ 156

4．如果对当前幻灯片文本格式不满意，能不能快速返回默认设置？ 156

第11 章　让演示文稿互动起来157
11.1　为产品宣传片添加影音文件158
11.1.1　插入声音文件158
11.1.2　设置声音效果159
11.1.3　插入影片161
11.1.4　设置影片效果162
11.2　制作动感十足的员工培训演示文稿163
11.2.1　为幻灯片添加切换动画163
11.2.2　设置对象的进入效果165
11.2.3　设置对象的退出效果166
11.2.4　设置对象的强调效果166
11.2.5　自定义对象的运动路线167
11.3　创建交互式业绩报告167
11.3.1　使用超链接创建交互式动作167
11.3.2　使用动作按钮创建交互式动作168
新手常见问题

1．如何在播放视频时跳转至视频中的特定位置？ 170

2．动画播放后，对象找不到了，是什么原因？ 170

3．同一张幻灯片中对象的动画顺序设置反了，有没有办法调整？ 171

4．在幻灯片中为文本添加了超链接，为什么没有应用超链接样式呢？ 171

第12 章　商务幻灯片的演示与发布172
12.1　放映项目管理规划演示文稿173
12.1.1　设置幻灯片放映方式173
12.1.2　隐藏幻灯片174
12.1.3　自定义放映174
12.1.4　放映幻灯片177
12.2　打包商品展示演示文稿180
12.2.1　将演示文稿打包成cd文件180
12.2.2　将演示文稿转换成视频文件181
新手常见问题

1．在演讲中途休息时，如何隐藏屏幕内容？ 184

2．在演示过程中，想要切换至其他程序，可以吗？ 184

3．如何将演示文稿做成讲义进行参考？ 184

4．如何将包含隐藏幻灯片的演示文稿完整地打印出来？ 185

第13 章　常用办公设备的使用186
13.1　打印机和复印机的使用187
13.1.1　安装打印机187
13.1.2　复印机的外观及功能介绍188
13.1.3　复印机的操作面板及使用方法189
13.2　扫描仪和传真机的使用190
13.2.1　使用扫描仪190
13.2.2　使用传真机192
13.3　u盘和移动硬盘的使用193
13.3.1　连接u盘或移动硬盘193
13.3.2　格式化u盘或移动硬盘194
13.3.3　安全退出u盘或移动硬盘195
新手常见问题

1．打印字迹偏淡要如何处理？ 195

2．打印机卡纸或不能走纸，要如何处理？ 196

3．用什么方式扫描普通文稿可以使文稿内容清晰？ 196

4．u盘不能停用，要如何处理？ 196

第14 章　网络办公197
14.1　共享资源的局域网办公198
14.1.1　设置小型办公局域网198
14.1.2　共享资源200
14.1.3　访问其他同事的共享文件201
14.1.4　共享打印机201
14.2　网络上的商务沟通202
14.2.1　商务交流会谈助手—msn 202
14.2.2　商务信函收发工具—microsoft outlook 205
14.3　在线搜索并下载办公资源206
14.4.1　在线订票208
14.4.2　在线订酒店210
14.3.1　搜索网上资源206
14.3.2　下载网络资源207
14.4　在线进行商务预订208
新手常见问题

1．如何快速查看自己共享的文件夹？ 211

2．如何自动删除已发送的邮件？ 212

3．怎样收藏经典的网页？ 212

4．如何清除ie访问的历史记录？ 212