高效整理法

目录
前言 整理的铁则：该做的事别偷懒
第一章 整理自己的身边环境
1. 把办公桌整理得整整齐齐
◆不用抽屉是一条大原则
◆文具都必须竖放
◆竖放不会丢失文具
2. 文件、资料凌乱不堪
◆文件、资料也可以竖放
◆有效利用办公桌最下层的抽屉
3. 整理越来越多的名片
◆一定要在收到的名片上注明必要的事项
◆有用和没用的名片
◆名片装入旋转式整理机就立刻变成电话本
◆把想不起对方是什么模样的人的名片扔掉
4. 各种信件杂乱无章地扔在抽屉里
◆无用的信件必须扔掉
◆整理信件的三个阶段
◆临时信夹纯属“暂时性”
◆邮件分类整理法
5. 如何整理会计资料和讨论记录
◆做记录的原则是不使用笔记本
◆记录纸的背面绝对不能使用
6. 善于处理传真信息
◆收到传真后，应立即阅读处理
◆整理传真的顺序
7. 不能忘记输入软盘的数据内容
◆软盘是否变成了“电子信息的垃圾堆”
◆修改时应注明“第一次修改”的字样
◆不要把FD放在电脑旁边
8. 善于整理公文包
◆公文包是“带在身上的办公室”
◆应选择能装进A4规格文件的公文包
◆公文包里的常备物
小专栏 善于使用透明塑料夹
第二章 整理时间
1. 工作所需要的资料要能立即拿出来
◆“整理”和“整顿”的不同之处
◆资料从“保存”转化为“利用”
◆不要犹豫不决，该扔掉的坚决扔掉
◆资料架不是为了“保存”而是为了“检索”
◆利用人的习惯的整理法
2. 想不起来对方的电话号码
◆以名片整理机代替电话本
◆应选择拿取方便的小型电话本
3. 电话应接不暇
◆通话时间以三分钟为原则
◆想说的话事先写在纸上
◆通话后的处理方法
◆电话记录应使用色纸
◆怎么打电话才能找到对方
4. 善于使用时间
◆把移动时间集中起来充分利用
◆回顾一星期的工作，寻找空余的时间
◆“一心二用”
5. 坚持以自己的方式工作
◆敢于拒绝别人的要求
◆提出几种对自己方便的时间的方案
◆催促上司决断
6. 提高工作能力以便“制造”时间的方法
◆减少由于能力不够造成的时间浪费
◆加强训练，提高“说话的能力”和“听力”
◆提高文字能力
◆从文字信息中迅速捕捉有用的情报
小专栏 善于使用订书机
第三章 整理工作
1. 到公司后不能立即开始工作
◆你是否随时都能开始工作
◆通过“重要度”、“紧急度”、“必要时间”这三要素把握工作
◆“今天该办的事情”便条
2. 当领导批评自己办事不力的时候
◆把工作分解为“作业”和“行动”两部分
◆注重工作程序
◆一定要安排出“努力工作”的时间
3. 一天到晚忙得不可开交
◆制定规划也是工作的一部分
◆以80/20的法则进行活动
◆也需要“无所事事”的时间
4. 在一件工作上花费的时间太多
◆先确认“为什么、做什么”以后再工作
◆“省时省力”从日常事务做起
◆规定工作的程序和标准
5. 工作堆积如山，不知从何着手
◆把各项工作分类列表
◆把工作分为六种类型
6. 如何提高工作效率
◆充分利用别人的时间
◆“行动性”的工作尽量委托给别人
◆积极参加研究会，有效利用时间
小专栏 善于使用即时贴
第四章 整理信息
1. 从“信息洪水”中捕捉需要的信息
◆不是“拥有”信息，而是“利用”信息
◆具备自己的“关键词语”
2. 随时记下好主意、好点子
◆把“记忆”置换成“记录”
◆制作“促进构思记录卡”
◆“构思记录卡”要便于使用
◆使用卡片促进构思
3. 善于使用记事本
◆记事本只用于日程安排
◆记事本的条件
◆每年都使用同样的记事本
4. 充分利用报刊信息
◆站着看报
◆整理报刊信息的程序
5. 善于整理对工作有用的书籍
◆三本书同时阅读
◆与工作有关的参考书宜跳读
6. 充分整理、利用办公室的公有信息
◆对全体员工都行之有效地改进方法
◆信息公开、公有化的程序
◆信息有寿命
7. 善于整理个人信息
◆建立“家庭信息管理系统”
◆整理“需要留存的信息”
◆迅速解决“需要处理的信息”
8. 家庭重要文件的管理方法
◆全面整理家庭重要文件
◆编造家庭重要文件目录
小专栏 善于使用颜色
第五章 整理使用电脑的工作
1. 可以使用电脑的工作和不能使用电脑的工作
◆电脑只是提高工作效率的工具
◆电脑最拿手的是什么工作
◆电脑不能从事的工作
2. 充分利用携带式信息机械
◆随时随地都可以工作
◆手机与笔记本电脑的结合
3. 用PDA取代“系统记事本”
◆PDA与“系统记事本”各有长短
◆使用数字管理数据有什么效用
4. 不要被有关电脑的信息所左右
◆如何判断有关电脑的信息
◆具有自己的“关键词语”
5. 不适应公司的OA化
◆对工作的理解越深越要使用电脑
◆把握公司实现OA化的各个阶段
◆熟练掌握电脑的三要素
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